Banyak dari kita yang sudah pasti pernah mendengar tentang surat dinas, entah itu yang sering disebut surat resmi maupun surat karyawan. Namun, tahukah Anda apa itu surat dinas? Bagaimana cara membuat surat dinas yang baik dan benar?
Apa Itu Surat Dinas?
Surat dinas adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh instansi atau perusahaan kepada pihak lain dalam kaitannya dengan keperluan dinas yang bersifat resmi. Surat dinas biasanya digunakan untuk memberikan pemberitahuan, undangan, permintaan, atau pengajuan.
Mengapa Surat Dinas Dibutuhkan?
Surat dinas dibutuhkan untuk menjaga kerapihan dan keteraturan dalam berkomunikasi antara instansi atau perusahaan dengan pihak lainnya. Selain itu, surat dinas juga memiliki kekuatan hukum yang sama dengan surat-surat resmi lainnya.
Cara Membuat Surat Dinas yang Baik dan Benar
Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat dinas yang baik dan benar:
1. Tentukan Jenis Surat
Pertama-tama, tentukan terlebih dahulu jenis surat dinas yang akan dibuat. Jenis-jenis surat dinas biasanya antara lain surat permohonan, surat undangan, surat perintah, surat keputusan, dan lain sebagainya.
2. Tentukan Tujuan dan Isi Surat
Setelah menentukan jenis surat dinas, tentukan juga tujuan dan isi dari surat tersebut dengan jelas dan singkat. Pastikan semua informasi yang disampaikan dalam surat dinas tersebut lengkap dan akurat.
3. Gunakan Bahasa yang Baik dan Benar
Gunakan bahasa yang sopan dan baku dalam membuat surat dinas, hindari menggunakan bahasa yang kurang jelas atau tidak sesuai aturan Ejaan yang Disempurnakan.
4. Gunakan Format Surat yang Tepat
Gunakan format surat dinas yang tepat seperti format surat DIN A4, tulis tanggal dan nomor surat dengan jelas, serta sertakan penanda sipil pada surat tersebut untuk menunjukkan bahwa surat tersebut dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan yang sah.
5. Sertakan Lampiran Jika Diperlukan
Jika diperlukan, sertakan juga lampiran dalam surat dinas tersebut. Namun, pastikan bahwa lampiran tersebut relevan dengan isi surat dan dicantumkan dengan jelas.
6. Tanda Tangan dan Cop Rasmi
Jangan lupa untuk menandatangani surat dinas dan memasang cop rasmi pada surat tersebut untuk menunjukkan bahwa surat tersebut benar-benar dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan yang sah.
Contoh Surat Dinas
Berikut ini adalah beberapa contoh surat dinas yang bisa menjadi referensi Anda dalam membuat surat dinas yang baik dan benar:
Contoh 1: Surat Permohonan
Surat permohonan adalah surat yang digunakan untuk meminta sesuatu atau meminta izin dari pihak lain. Berikut ini adalah contoh surat permohonan:
Contoh 2: Surat Undangan
Surat undangan adalah surat yang digunakan untuk mengundang seseorang atau sebuah pihak untuk menghadiri acara atau kegiatan tertentu. Berikut ini adalah contoh surat undangan:
Contoh 3: Surat Perintah
Surat perintah adalah surat yang digunakan untuk memberikan sebuah perintah kepada pihak lain. Berikut ini adalah contoh surat perintah:
Contoh 4: Surat Keputusan
Surat keputusan adalah surat yang digunakan untuk mengambil keputusan tertentu dalam sebuah instansi atau perusahaan. Berikut ini adalah contoh surat keputusan:
Kesimpulan
Membuat surat dinas yang baik dan benar memang diperlukan untuk menjaga keteraturan dalam berkomunikasi antara instansi atau perusahaan dengan pihak lainnya. Dengan mengikuti langkah-langkah dalam membuat surat dinas, diharapkan akan tercipta surat dinas yang baik dan benar serta dapat menghindari kesalahpahaman atau kekurangan informasi yang dapat menghambat jalannya sebuah kegiatan dinas.