Pertama-tama, mari kita bahas apa itu surat dinas. Surat dinas adalah jenis surat resmi yang digunakan oleh instansi atau perusahaan untuk tujuan komunikasi resmi. Surat dinas biasanya digunakan untuk memberikan informasi penting, memberikan instruksi, atau meminta izin. Surat dinas harus ditulis dengan bahasa yang sopan, singkat, dan jelas. Pada umumnya, surat dinas biasanya menggunakan format kertas bermaterai atau kop surat dan dikirim secara resmi melalui pos atau surat elektronik.
Mengapa penting untuk menulis surat dinas yang baik dan benar? Salah satu alasan pentingnya menulis surat dinas dengan baik adalah untuk menjaga reputasi perusahaan atau instansi. Jika surat dinas tidak ditulis dengan baik, bisa menyebabkan kesalahpahaman atau bahkan konsekuensi hukum. Selain itu, surat dinas juga dapat mempengaruhi hubungan antara perusahaan atau instansi dengan pihak lain. Sebagai bagian dari komunikasi resmi, surat dinas harus mampu menyampaikan informasi secara efektif dengan bahasa yang tidak merugikan kedua belah pihak.
Cara menulis surat dinas yang baik dan benar sangatlah penting. Berikut adalah panduan sederhana yang dapat membantu Anda dalam menulis surat dinas yang efektif dan efisien.
1. Header Surat Dinas
Untuk memulai surat dinas, Anda perlu memasukkan header. Header surat dinas berisi informasi mengenai alamat pengirim, alamat penerima, tanggal, nomor surat, serta subjek surat. Pastikan memeriksa kembali informasi pada header agar tidak terjadi kesalahan dalam pengiriman.
2. Salam Pembuka
Salam pembuka pada surat dinas bergantung pada siapa yang menjadi penerima surat. Jika surat dinas diarahkan kepada perusahaan, salamnya bisa dimulai dengan “Kepada Yth. Direktur Utama PT …” atau “Kepada Yth. Manajer HRD PT …”. Namun jika surat dinas ditujukan kepada seseorang, maka bisa dimulai dengan “Kepada Yth. Bapak/Ibu ….”
3. Isi Surat Dinas
Isi surat dinas harus jelas, singkat, dan padat. Pastikan untuk menghindari penggunaan kata-kata yang tidak perlu dan memusatkan perhatian pada inti dari surat. Gunakan kalimat aktif dan menghindari kalimat pasif. Selain itu, jangan gunakan frasa klise atau kata-kata yang terlalu formal dan merujuk pada aspek ketuaan yang sulit dimengerti. Surat dinas yang efektif juga harus menggunakan bahasa yang mudah dipahami orang awam.
4. Tanda Tangan dan Jumlah Salinan
Setelah isi surat dinas terbuang, tandatangan dan jumlah salinan, tempat menyampaikan terima kasih bisa saja ditambahkan pada akhir surat. Tanda tangan ini menandakan bahwa isi surat dinas benar-benar berasal dari pengirim yang sah dan tidak dipalsukan. Jumlah salinan harus dicantumkan jika surat dinas harus disebarkan ke beberapa pihak terkait.
Contoh Surat Dinas Swasta Yang Baik dan Benar
Berikut adalah contoh surat dinas swasta yang baik dan benar.
Header Surat Dinas
PT. Indah Jaya
Jalan Raya Cibinong No. 123
Kota Bogor, Jawa Barat
Telp: (021) 555-1234
Fax: (021) 555-5678
Email: [email protected]
No : 01/SD-IJ/VIII/2021
Jakarta, 1 Agustus 2021
Salam Pembuka
Kepada Yth. Direktur Utama PT. Solusi Sejahtera
Di tempat
Isi Surat Dinas
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa PT. Indah Jaya akan mengadakan acara seminar di Jakarta pada tanggal 15 Agustus 2021. Acara ini akan membahas topik tentang strategi pengembangan bisnis global.
Kami ingin mengundang Bapak/Ibu untuk hadir sebagai tamu undangan pada acara seminar tersebut. Acara ini akan diselenggarakan di Gedung Graha Jaya, Jalan Sudirman No. 456, Jakarta Selatan pada pukul 08.00 WIB.
Kami menunggu konfirmasi atau balasan dari Bapak/Ibu, apakah dapat hadir atau tidak. Kami akan menunggu balasan dari Bapak/Ibu selambat-lambatnya tanggal 8 Agustus 2021.
Demikian surat ini kami sampaikan. Kami ucapkan terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
PT. Indah Jaya
Director Utama,
No : 02/SD-IJ/VIII/2021
Salam Pembuka
Kepada Yth. Seluruh Karyawan PT. Indah Jaya
Di tempat
Isi Surat Dinas
Dengan ini kami sampaikan bahwa PT. Indah Jaya memberikan libur cuti bersama pada hari Sabtu, 14 Agustus 2021 menandai Hari Raya Idul Adha. Oleh karena itu, kantor kami akan buka kembali pada Senin, 16 Agustus 2021.
Kami memohon maaf atas segala ketidaknyamanan yang mungkin terjadi. Semoga libur cuti bersama ini dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya. Terima kasih.
Hormat kami,
PT. Indah Jaya
Manajemen
Dua contoh surat dinas di atas dapat memberikan gambaran tentang bagaimana format surat dinas seharusnya dan penyampaiannya. Penting untuk diingat bahwa surat dinas harus ditulis dengan bahasa yang sopan, jelas, dan singkat, dan menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh pihak penerima. Ingatlah untuk memasukkan header surat yang lengkap, agar surat dapat sampai ke pihak yang tepat dan ditandatangani dengan nama beserta tangan. Jangan lupa, surat dinas sangat berpengaruh pada image perusahaan, karena itu, perhatikan bahasa yang digunakan dan pastikan surat yang ditulis tidak hanya efektif, juga profesional dan efisien.