Contoh Surat Keluhan Pelanggan

Ada momen ketika kita menemukan masalah dalam pengalaman kita dengan sebuah perusahaan atau layanan. Contohnya, pelayanan pelanggan yang buruk, produk rusak atau keterlambatan pengiriman. Kita bisa mengirimkan keluhan atau komplain kepada perusahaan untuk mengekspresikan kekecewaan kita. Berikut ini adalah contoh surat keluhan dan cara mengirimkan keluhan tersebut.

Contoh Surat Keluhan Pelanggan ke Perusahaan

Berikut adalah contoh surat keluhan dari pelanggan ke perusahaan:

Laporan Aduan Pelanggan

Buku laporan aduan pelanggan menyediakan cara bagi pelanggan untuk menyampaikan keluhan mereka kepada perusahaan.

Contoh Keluhan Pelanggan

Berikut adalah sampel keluhan yang mungkin akan dibuat oleh pelanggan:

Apa itu keluhan atau komplain?

Keluhan atau komplain adalah bentuk ekspresi ketidakpuasan seorang pelanggan terhadap layanan atau produk suatu perusahaan. Keluhan ini biasanya akan diunngkapkan kepada perusahaan untuk meminta pemecahannya.

Mengapa keluhan menjadi hal yang penting bagi pelanggan?

Keluhan menjadi penting bagi pelanggan karena mereka berharap mendapatkan perhatian yang lebih dan mendapatkan penyelesaian atas masalah mereka. Sebagai pelanggan, kita telah membayar uang untuk membeli produk atau layanan, dan kita berhak mendapatkan layanan yang baik dan berkualitas. Jika terjadi masalah, maka keluhan adalah cara untuk meminta perbaikan dan pengembalian uang atau hasutan lainnya.

Cara mengirimkan keluhan atau komplain?

Ada beberapa cara mengirimkan keluhan atau komplain kepada perusahaan:

1. Mengirimkan surat ke kantor pusat perusahaan. Surat harus berisi rincian masalah yang sedang dihadapi dan menuntut jawaban dari perusahaan.
2. Menelepon nomor kontak pelanggan perusahaan. Seorang karyawan akan membantu kita dengan masalah yang sedang dihadapi.
3. Mengunjungi kantor cabang terdekat, di mana dapat menghadap manajer langsung. Hal ini akan memastikan masalah kita mendapat perhatian langsung dari pihak perusahaan.
4. Mengirimkan email ke alamat yang tertera pada situs web perusahaan. Email harus berisi rincian masalah yang dihadapi dan menuntut jawaban dari perusahaan.

Contoh surat keluhan atau komplain

Perusahaan ABC

Jalan ABC No. 123

Jakarta Selatan 12345

Tanggal:

Kepada Manajer Pelanggan:

Saya menulis surat ini karena mengalami masalah dengan produk yang baru saja saya beli dari perusahaan Anda. Saya telah membeli sebuah laptop baru dari perusahaan Anda, dan saya menemukan bahwa laptop tersebut tidak berfungsi dengan baik.

Masalah yang saya temukan adalah layar laptop selalu mati sendiri tanpa ada yang mengoperasikannya dan baterai yang telah diganti tetap memiliki masalah yang sama. Saya mencoba memperbaikinya dengan mengikuti petunjuk yang terdapat dalam buku panduan, tetapi masalah tersebut masih tetap ada.

Saya menghubungi layanan pelanggan tetapi tidak menemukan solusi yang memuaskan. Saya merasa sangat kecewa dengan layanan pelanggan perusahaan Anda dan saya merasa bahwa saya telah diperlakukan dengan tidak baik oleh staf Anda.

Saya meminta agar perusahaan Anda melakukan perbaikan terhadap masalah ini dan memastikan bahwa produk-produk yang Anda jual memenuhi standar kualitas yang baik. Saya meminta pihak perusahaan memberikan garansi bagi produk yang kami beli dan memastikan bahwa produk yang kami beli berkualitas tinggi.

Saya berharap untuk mendapatkan perbaikan produk dan garansi yang memadai dan saya akan sangat berterima kasih jika tindakan segera diambil dalam hal ini. Saya menunggu dengan sabar jawaban dari perusahaan Anda.

Hormat saya,

Nama Lengkap

Pengiriman Keluhan Melalui Layanan Pelanggan

Jika kita memutuskan untuk mengirimkan keluhan melalui layanan pelanggan, maka ada beberapa hal yang perlu dilakukan:

1. Siapkan informasi tentang masalah yang sedang dihadapi dengan jelas dan sistematis
2. Menyebutkan informasi terkait produk atau layanan dengan rinci
3. Menyebutkan waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian masalah
4. Menyebutkan bagaimana Anda ingin masalah ditangani oleh perusahaan
5. Menyebutkan harapan kita dalam hal pengembalian uang atau kembalian barang

Jangan lupakan untuk mencatat semua riwayat percakapan yang terjadi dengan pihak layanan pelanggan perusahaan. Ini akan memudahkan kita dalam mengakses riwayat percakapan kapan saja kita membutuhkannya dan juga akan membantu kita dalam memantau perkembangan penyelesaian masalah.

Keluhan atau komplain memang akan menjadi hal yang sangat penting bagi pelanggan yang ingin mendapatkan kualitas layanan yang baik dari perusahaan. Dengan cara mengirimkan keluhan atau komplain secara tepat, pelanggan bisa menuntut pemecahan atas masalah yang dihadapi dan juga memastikan bahwa pihak perusahaan bertanggung jawab atas produk yang dihasilkannya. Sebagai pelanggan, jangan sungkan untuk mengirimkan keluhan atau komplain dan pastikan bahwa kita memiliki hak untuk mendapatkan pelayanan yang terbaik dari perusahaan.