Kamu pasti sudah tidak asing dengan istilah surat niaga, bukan? Surat ini biasa digunakan dalam dunia bisnis sebagai sarana komunikasi antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Salah satu contoh surat niaga yang sering digunakan adalah surat penawaran.
Apa itu Surat Penolakan Penawaran?
Surat penolakan penawaran adalah surat yang dibuat oleh penerima penawaran untuk menolak penawaran yang diberikan oleh pihak lain. Surat ini biasanya dikirimkan jika penerima penawaran merasa bahwa penawaran tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan atau tidak diperlukan pada saat ini. Selain itu, surat penolakan penawaran juga dapat dikirimkan jika harga yang ditawarkan terlalu tinggi atau kualitas barang yang ditawarkan tidak memenuhi standar.
Mengapa Surat Penolakan Penawaran Penting?
Surat penolakan penawaran penting untuk menjaga hubungan baik antara pihak-pihak yang terkait dalam bisnis. Dengan mengirimkan surat penolakan penawaran, penerima penawaran memberikan tanggapan yang jelas dan terhormat pada pihak yang telah memberikan penawaran. Selain itu, surat penolakan penawaran juga dapat mempertahankan citra baik perusahaan atau pribadi yang bersangkutan.
Cara Membuat Surat Penolakan Penawaran
Berikut adalah beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam membuat surat penolakan penawaran:
1. Menentukan format surat secara benar.
2. Menulis tanggal dan alamat pribadi atau perusahaan yang dituju.
3. Menuliskan salam pembuka yang sesuai.
4. Menyatakan bahwa surat ini adalah surat penolakan penawaran.
5. Menyebutkan alasan mengapa penawaran tidak diterima.
6. Menyampaikan harapan untuk menjalin kerja sama di masa depan.
7. Menyampaikan salam penutup yang sesuai.
8. Menuliskan tanda tangan dan nama perusahaan atau pribadi yang bersangkutan.
Contoh Surat Penolakan Penawaran
Berikut adalah contoh surat penolakan penawaran yang dapat menjadi referensi bagi kamu yang ingin membuat surat yang serupa.
Contoh Surat Penolakan Penawaran 1
Kepada,
PT. ABC
Jl. ABC No.123, Jakarta
Salam Sejahtera,
Sehubungan dengan penawaran dari PT. XYZ mengenai penggunaan jasa marketing yang dikirimkan pada tanggal 1 Februari 2021, kami menyampaikan bahwa kami tidak berencana untuk menggunakan jasa marketing dari PT. XYZ karena harga yang ditawarkan terlalu tinggi.
Kami mempertimbangkan penawaran ini dengan saksama dan memutuskan bahwa kami belum siap untuk menggunakannya pada saat ini. Namun, kami berharap untuk dapat menjalin kerja sama pada saat yang tepat di masa depan.
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
PT. QWE
Contoh Surat Penolakan Penawaran 2
Kepada,
Anne Agency
Jl. XYZ No.456, Surabaya
Salam Sejahtera,
Kontrak layanan cleaning service yang disampaikan pada tanggal 1 Maret 2021 telah kami terima, namun kami menolak kontrak tersebut karena kami telah memiliki layanan cleaning service yang memenuhi kebutuhan kami dengan harga yang lebih terjangkau.
Kami menghargai kerja sama yang pernah terjalin antara kami dan Helen Agency pada proyek sebelumnya. Kami berharap dapat mengadakan kerja sama pada proyek berikutnya jika ada peluang yang memungkinkan.
Sekali lagi, terima kasih atas perhatian yang diberikan.
Hormat kami,
CV. EFG
Jangan lupa untuk selalu menjaga sopan santun dan ketepatan dalam menggunakan bahasa dalam surat niaga, termasuk surat penolakan penawaran. Dengan surat yang baik, hubungan bisnis dapat dipertahankan dan membangun kepercayaan yang baik dengan pihak lainnya. Semoga bermanfaat!
