Contoh Surat Pengajuan Barang

Banyak di antara kita yang mungkin pernah mendengar istilah surat pengantar barang atau surat pengajuan barang. Namun, tahukah kamu apa itu sebenarnya, mengapa surat ini penting, bagaimana cara membuatnya, dan contohnya seperti apa? Yuk, kita cari tahu lebih lanjut!

Apa Itu Surat Pengantar Barang?

Surat pengantar barang adalah dokumen resmi yang digunakan untuk menginformasikan pihak pengirim barang kepada pihak penerima bahwa barang yang dikirim sudah diserahkan ke jasa pengiriman atau ekspedisi yang ditunjuk. Surat ini seringkali disertakan juga dengan dokumen pengiriman seperti faktur atau kwitansi.

Surat pengantar barang juga berfungsi sebagai bukti pengiriman barang yang sah, yang dapat digunakan sebagai dasar klaim asuransi jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang selama proses pengiriman. Oleh karena itu, surat pengantar barang sangatlah penting dalam aktivitas pengiriman barang.

Mengapa Surat Pengantar Barang Penting?

Sudah disebutkan sebelumnya bahwa surat pengantar barang sangat penting karena berfungsi sebagai bukti pengiriman barang yang sah. Namun, masih banyak alasan lain mengapa surat ini sangat penting, di antaranya:

• Memudahkan proses pengiriman barang, karena pihak ekspedisi dapat dengan mudah mengetahui asal dan tujuan barang serta informasi lain yang diperlukan.
• Memudahkan proses pengecekan dan pelacakan barang, karena ada catatan dan bukti pengiriman yang sah.
• Memudahkan proses klaim asuransi jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang.
• Menjaga kepercayaan dan hubungan baik antara pihak pengirim dan penerima barang, karena semua proses pengiriman dilakukan dengan transparan.

Cara Membuat Surat Pengantar Barang

Sekarang, mari kita bahas bagaimana cara membuat surat pengantar barang yang baik dan benar. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Mulailah dengan mencantumkan informasi yang diperlukan seperti tanggal pengiriman, pihak pengirim, penerima, jumlah barang yang dikirim, dan lain sebagainya.
2. Jelaskan secara singkat tentang barang yang akan dikirimkan, termasuk keterangan jenis barang, jumlah, ukuran, berat, dan kondisi barang.
3. Sertakan informasi tentang tujuan pengiriman, seperti alamat tujuan lengkap beserta nomor telepon yang bisa dihubungi jika terjadi masalah atau perlu konfirmasi.
4. Jangan lupa untuk mencantumkan nomor resi atau kode pengiriman yang diberikan oleh jasa pengiriman atau ekspedisi yang ditunjuk.
5. Kemudian, sertakan pula dokumen-dokumen lain yang berkaitan dengan pengiriman barang seperti faktur atau kwitansi.
6. Tutup surat dengan kalimat permohonan agar barang tersebut dikirimkan dengan baik dan tepat waktu, serta ucapan terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin.
7. Terakhir, jangan lupa untuk menandatangani surat pengantar barang tersebut.

Contoh Surat Pengantar Barang

Bagi yang masih bingung tentang bagaimana membuat surat pengantar barang, di bawah ini tersedia contoh surat pengantar barang yang bisa dijadikan sebagai acuan.

CONTOH SURAT PENGAJUAN BARANG

Kepada Yth,

Pimpinan CV. Jaya Teknik

Jl. Imam Bonjol no. 43

Surabaya 60265

Dengan hormat,

Kami dari PT. Cahaya Baru mengajukan permohonan pengiriman barang sebagai berikut:

1. Nama barang : Komputer
2. Jumlah : 10 unit
3. Berat : 50 Kg
4. Tujuan : Jl. Danau Sunter Utara Blok H2 No. 50, Jakarta Utara 14350
5. Tanggal pengiriman : 1 Januari 2022
6. No. resi : JKT1234567
7. Dokumen terlampir : Faktur

Dalam hal ini, kami mengharapkan bantuan Bapak/Ibu dalam proses pengiriman barang tersebut agar dapat sampai ke tujuan dengan baik dan tepat waktu. Kami juga menjamin bahwa barang tersebut dalam keadaan baik dan layak untuk dikirimkan.

Demikian surat pengajuan barang ini kami buat dengan sebenarnya. Atas kerjasama dan perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT. Cahaya Baru

(tanda tangan)

Nama

Kesimpulan

Jadi, surat pengantar barang atau surat pengajuan barang memang sangatlah penting dalam proses pengiriman barang. Selain sebagai bukti pengiriman yang sah, surat ini juga memudahkan proses pengecekan dan pelacakan barang, serta proses klaim asuransi jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang.

Untuk membuat surat pengantar barang yang baik dan benar, pastikan kamu mencantumkan informasi yang diperlukan seperti tanggal pengiriman, pihak pengirim dan penerima, jumlah, jenis, dan kondisi barang, serta nomor resi atau kode pengiriman. Jangan lupa untuk menyertakan dokumen-dokumen lain yang berkaitan dengan pengiriman barang, dan selesaikan surat dengan kalimat permohonan dan ucapan terima kasih.

Dengan demikian, diharapkan surat pengantar barang atau surat pengajuan barang dapat membantu memudahkan proses pengiriman barang dan menjaga kepercayaan antara pihak pengirim dan penerima.