Contoh Surat Penundaan Pembayaran
Pertama kali denger ada surat penundaan pembayaran, saya langsung mikir, “Wah, ini kayaknya mahasiswa yang sering nunda bayar SPP aja yang butuh surat ini.” Ternyata, enggak cuma buat mahasiswa saja, nih. Ada banyak alasannya, bisa jadi masalah keuangan, ada keperluan mendadak, atau apa pun itu. Whatever it is, kamu enggak perlu khawatir lagi kalau butuh surat penundaan pembayaran. Nah, berikut adalah penjelasan mengenai apa itu surat penundaan pembayaran, mengapa kita butuh surat ini, dan bagaimana cara membuatnya.
Apa itu surat penundaan pembayaran?
Surat penundaan pembayaran adalah surat resmi yang dibuat untuk meminta penundaan pembayaran kepada pihak yang berwenang. Umumnya, surat ini dibuat apabila mencari cara untuk memperpanjang tenggat waktu pembayaran atau untuk mengatur ulang jadwal pembayaran yang sudah ditetapkan sebelumnya. Surat penundaan pembayaran biasanya disertai dengan beberapa informasi penting seperti alasan penundaan, tenggat waktu baru yang diajukan, serta cara bayar yang diusulkan.
Mengapa kita butuh surat penundaan pembayaran?
Saat kita meminjam uang, bergabung dengan layanan langganan apa pun, atau melakukan pembelian kredit, perusahaan akan memberikan batas waktu tertentu untuk kita melakukan pembayaran. Tentu saja, hal ini wajar karena mereka juga memerlukan kepastian dalam mengatur keuangan. Namun, terkadang keadaan enggak bisa selalu seperti dugaan mereka. Ada kalanya kita butuh waktu lebih lama untuk bisa melakukan pembayaran. Nah, ini lah mengapa kita butuh surat penundaan pembayaran. Dengan mengajukan permohonan penundaan, kita bisa mendapatkan waktu tambahan sesuai dengan kebutuhan secara resmi dan menghindari masalah atau denda yang biasanya disebabkan oleh keterlambatan pembayaran.
Bagaimana cara membuat surat penundaan pembayaran?
Berikut adalah beberapa langkah dan tips dalam membuat surat penundaan pembayaran yang baik dan benar.
1. Buka dengan kata sapaan yang sopan
Seperti yang sudah kita ketahui, surat penundaan pembayaran ini adalah surat resmi yang membutuhkan bahasa tutur yang sopan dan formal. Untuk membuka surat, kita bisa menggunakan kata sapaan yang tepat seperti “Kepada Yth.”, “Saudara/i”, atau hal lainnya yang dirasa terbaik. Orang pertama yang kita ajak bicara dalam surat ini bisa berupa nama perusahaan, institusi, atau bahkan nama orang yang bertugas terkait dengan pembayaran seperti “Keuangan PT ABC” atau “Bendahara Fakultas Teknik Universitas XYZ”.
2. Jangan lupa lampirkan identitas
Identitas diri penting untuk disertakan dalam surat. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, surat ini adalah surat resmi yang membutuhkan tanda tangan dan stempel untuk memperkuat kredibilitasnya. Di bagian atas surat, sebaiknya cantumkan nama, alamat, dan nomor telepon atau email yang dapat dihubungi.
3. Jelaskan alasan yang jelas
Saat menulis alasan, jangan sampai menyesatkan atau menipu. Sebagai contoh, kita enggak bisa mengajukan permohonan penundaan hanya karena kita malas atau sibuk dengan hal lainnya. Sebaliknya, kita patut menunjukkan alasan seperti kondisi keuangan atau masalah darurat yang mempengaruhi kemampuan kita untuk melakukan pembayaran tepat waktu.
4. Tawarkan solusi yang masuk akal
Setelah menjelaskan alasan penundaan, kita harus menyertakan solusi. Misalnya kita butuh waktu 1 bulan untuk menyesuaikan keuangan kita, kita bisa menawarkan bayar di Cicilan selama X bulan sampai terbayar lunas atau masih bisa membayar dengan jadwal yang berbeda. Solusi yang ditawarkan biasanya akan diapresiasi dan dijadikan pertimbangan oleh pihak terkait dalam mengambil keputusan.
5. Berikan ucapan terima kasih dan tanda tangani surat
Di akhir surat, jangan lupa menambahkan ucapan terima kasih sebelum menyebutkan nama dan tanda tangan. Dalam tanda tangan, jangan lupa melampirkan stempel perusahaan atau institusi kamu.
Contoh Surat Penundaan Pembayaran
Untuk lebih memahami surat penundaan pembayaran, di sini akan kami sertakan beberapa contoh surat penundaan pembayaran yang dapat kamu jadikan acuan dan ditingkatkan lagi.
Contoh Surat Penundaan Pembayaran PT ABC
Kepada Yth.
Manajer Keuangan PT ABC
Perihal: Permohonan Penundaan Pembayaran Cicilan Kredit Rumah
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama : Bapak/Ibu Ahmad
Alamat : Jl. Sederhana No. 4, Jakarta
Nomor Telepon : 08123456789
Sudah menjadi nasabah PT ABC selama dua tahun dan saat ini tengah membayar cicilan kredit rumah dengan nomor kontrak AB-12345.
Saya mengalami sedikit kesulitan dalam pembayaran cicilan pembayaran tanah dan bangunan rumah selama dua bulan terakhir dikarenakan adanya kondisi kesehatan yang harus saya sungkurinya dan tidak dapat bekerja seperti biasanya. Saya ingin meminta izin untuk penundaan cicilan selama satu bulan ke depan dan akan membayar selisih plus bunga dari cicilan pertama.
Saya akan senang dan bersyukur jika permohonan saya ini dapat dipertimbangkan dan saya yakin bahwa ini akan lebih menguntungkan bagi kedua belah pihak.
Terima kasih atas perhatiannya dalam hal ini.
Hormat saya,
Ahmad
Contoh Surat Penundaan Pembayaran SPP
Kepada Yth.
Bendahara Fakultas Teknik Universitas XYZ
Perihal: Permohonan Penundaan Pembayaran SPP Semester Genap
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama : Bapak/Ibu Andriani
NIM : 1234567890
Angkatan : 2020
Jurusan : Teknik Sistem Komputer
Sudah menjadi mahasiswa Universitas XYZ selama satu semester dan saat ini tengah membayar SPP semester genap.
Saat ini saya sedang mengalami kerugian keuangan yang menyebabkan saya tidak mampu membayar SPP pada jatuh tempo. Saya meminta izin kepada pihak universitas untuk memperpanjang tenggat waktu pembayaran SPP hingga dua bulan ke depan. Saya akan membayar seluruh jumlah yang tertunda beserta bunga yang berlaku saat itu.
Besar harapan saya semoga pihak Universitas XYZ dapat mempertimbangkan permintaan saya ini.
Terima kasih.
Hormat saya,
Andriani
Nah, itulah tadi uraian mengenai apa itu surat penundaan pembayaran, mengapa kita perlu mengajukan surat ini, serta bagaimana cara membuat suratnya. Ingatlah bahwa setiap perusahaan atau institusi bisa memiliki kebijakan dan cara yang berbeda dalam menanggapi permintaan penundaan. Jika surat penundaan kamu dikabulkan, jangan lupa untuk membayar tepat waktu setelah tenggat waktu baru yang disetujui oleh pihak pengurus agar menjaga kredibilitas dan tidak timbul masalah yang merugikan kedua belah pihak.