Bila seorang karyawan melakukan kesalahan dalam bekerja, tentu saja tindakan yang diambil oleh perusahaan adalah memberikan surat teguran atau surat peringatan. Namun, Anda perlu memastikan bahwa surat teguran tersebut dibuat dengan baik dan efektif dalam mengatasi kesalahan yang dibuat oleh karyawan. Berikut ini adalah contoh surat peringatan karyawan dan contoh surat teguran buat karyawan yang bisa menjadi referensi.
Contoh Surat Peringatan Karyawan
Berikut ini adalah contoh surat peringatan karyawan yang bisa dijadikan referensi:
Apa itu Surat Peringatan Karyawan?
Surat peringatan karyawan adalah surat yang berisi pemberitahuan resmi dari atasan kepada bawahannya yang melakukan kesalahan dalam bekerja. Surat peringatan karyawan diberikan dengan maksud agar karyawan tersebut memperbaiki kesalahannya dan tidak mengulangi kesalahan yang sama.
Mengapa Surat Peringatan Karyawan Diperlukan?
Surat peringatan karyawan diperlukan untuk memberitahukan karyawan bahwa tindakan yang dilakukannya tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan dan meminta mereka untuk tidak mengulangi kesalahan yang sama di kemudian hari. Selain itu, surat peringatan karyawan juga menjadi bukti resmi bahwa atasan telah memberikan peringatan ke karyawan yang bersangkutan.
Bagaimana Membuat Surat Peringatan Karyawan yang Efektif?
Jika Anda ingin membuat surat peringatan karyawan yang efektif, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan, yaitu:
- Jelaskan alasan mengapa karyawan tersebut menerima surat peringatan. Sebaiknya jelaskan secara jelas dan rinci mengenai kesalahan yang dilakukan oleh karyawan tersebut.
- Berikan saran dan dukungan agar karyawan tersebut bisa memperbaiki kesalahannya. Berikan solusi yang tepat dan jelas mengenai bagaimana karyawan tersebut bisa melakukan perubahan dan memperbaiki dirinya.
- Terangkan konsekuensi yang akan dilakukan jika karyawan tersebut masih melakukan kesalahan yang sama di kemudian hari.
- Gunakan bahasa yang formal namun mudah dipahami.
- Sebisa mungkin hindari menggunakan kata-kata yang menuduh atau mempermalukan karyawan.
- Jangan lupa untuk mencantumkan tanggal dan tanda tangan atasan pada surat.
Contoh Surat Peringatan Karyawan
Berikut ini adalah contoh surat peringatan karyawan:
Tanggal: 5 November 2022
Kepada:
Nama Karyawan
Jabatan
Departemen
Dengan surat ini, kami memberikan peringatan kepada Anda terkait dengan tindakan yang tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan yang telah dilakukan oleh Anda. Tindakan Anda telah melanggar Pasal 12 ayat 2 Peraturan Perusahaan yang menyatakan bahwa setiap karyawan perlu memegang standard etika perusahaan dan melaksanakan tugas dengan baik dan penuh tanggung jawab.
Kami menemukan bahwa Anda telah melakukan tindakan sebagai berikut:
- Tidak mengirimkan laporan bulanan tepat waktu sebanyak tiga bulan berturut-turut.
- Terlambat hadir ke kantor sebanyak enam kali dalam waktu satu bulan.
- Tidak mengikuti prosedur kerja yang telah ditetapkan oleh departemen Anda.
Kami memberikan saran dan dukungan agar Anda bisa memperbaiki kesalahan Anda dan meningkatkan kinerja Anda. Kami mendorong Anda untuk terus berkomunikasi dengan atasan langsung dan mengikuti prosedur kerja yang telah ditetapkan. Selain itu, kami juga mengingatkan bahwa jika Anda masih melakukan kesalahan yang sama di kemudian hari, perusahaan akan mengambil tindakan yang lebih serius.
Terima kasih atas perhatian Anda dalam masalah ini.
Hormat kami,
Tanda tangan atasan
Nama atasan
Contoh Surat Teguran Buat Karyawan
Berikut ini adalah contoh surat teguran buat karyawan yang bisa dijadikan referensi:
Apa itu Surat Teguran Buat Karyawan?
Surat teguran buat karyawan adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh pihak perusahaan kepada karyawan yang melakukan kesalahan atau pelanggaran tertentu dalam pekerjaannya. Surat teguran buat karyawan bertujuan untuk memberikan peringatan kepada karyawan tersebut agar tidak mengulangi kesalahan yang sama di masa yang akan datang.
Mengapa Surat Teguran Buat Karyawan Penting?
Surat teguran buat karyawan penting untuk menegaskan standar etika dan kedisiplinan yang diterapkan di dalam perusahaan. Selain itu, surat teguran buat karyawan juga menjadi bukti bahwa perusahaan telah memberikan peringatan kepada karyawan yang melakukan kesalahan dalam pekerjaannya. Dengan surat teguran tersebut, diharapkan karyawan dapat memperbaiki dirinya dan meningkatkan kinerjanya di masa yang akan datang.
Bagaimana Membuat Surat Teguran Buat Karyawan yang Efektif?
Bila Anda ingin membuat surat teguran buat karyawan yang efektif, ada beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan, yaitu:
- Jelaskan secara rinci mengenai kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan tersebut.
- Berikan saran dan dukungan agar karyawan bisa memperbaiki kesalahan atau pelanggaran tersebut. Berikan solusi yang tepat dan jelas mengenai bagaimana karyawan dapat meningkatkan kinerjanya di masa yang akan datang.
- Terangkan konsekuensi yang akan dilakukan jika karyawan masih melakukan kesalahan atau pelanggaran yang sama di kemudian hari.
- Gunakan bahasa yang jelas namun tetap sopan.
- Jangan menggunakan bahasa yang menuduh atau mempermalukan karyawan.
- Cantumkan tanggal pembuatan surat dan tanda tangan atasan pada surat.
Contoh Surat Teguran Buat Karyawan
Berikut ini adalah contoh surat teguran buat karyawan:
Tanggal: 5 November 2022
Kepada:
Nama Karyawan
Jabatan
Departemen
Dengan surat ini, kami memberikan teguran kepada Anda terkait dengan kesalahan yang telah dilakukan oleh Anda di tempat kerja. Kami menemukan bahwa Anda telah melakukan pelanggaran terhadap peraturan perusahaan dengan melakukan tindakan sebagai berikut:
- Terlambat hadir ke kantor sebanyak tiga kali dalam sebulan terakhir.
- Meninggalkan pekerjaan di kantor tanpa meminta izin terlebih dahulu.
- Tidak mengikuti prosedur kerja yang telah ditetapkan oleh departemen Anda.
Kami memberikan saran dan dukungan agar Anda bisa memperbaiki kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan. Kami menyarankan Anda untuk lebih meningkatkan kedisiplinan Anda dalam menjalankan tugas Anda dan mengikuti prosedur kerja yang telah ditetapkan. Selain itu, kami juga mengingatkan bahwa jika Anda masih melakukan kesalahan atau pelanggaran yang sama di kemudian hari, perusahaan akan mengambil tindakan yang lebih serius.
Terima kasih atas perhatian Anda dalam masalah ini.
Hormat kami,
Tanda tangan atasan
Nama atasan
Dua contoh surat di atas bisa menjadi referensi bagi Anda dalam membuat surat peringatan karyawan atau surat teguran buat karyawan. Sebagai atasan, Anda perlu memastikan bahwa surat yang dikeluarkan memenuhi aturan dan etika bisnis yang berlaku di perusahaan. Selain itu, pastikan juga bahasa yang digunakan dalam surat sopan dan mudah dipahami oleh karyawan yang menerimanya.