Contoh Surat Tembusan kepada Kepala Dinas
Bagian surat dan contoh surat dinas
Kalian pasti pernah mendengar tentang surat dinas kan? Nah, kali ini kita akan membahas tentang bagian surat dan contoh surat dinas.
Apa Itu Surat Dinas?
Surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh suatu institusi pemerintah atau perusahaan kepada institusi lain atau individu. Biasanya surat dinas berisi permintaan, pemberitahuan, undangan atau penjelasan resmi dari lembaga atau perusahaan yang mengirimkan surat tersebut.
Mengapa Surat Dinas Penting?
Surat dinas penting untuk dipelajari karena ia merupakan sarana komunikasi resmi bermateri tertulis antara basaha yang mengirim dan menerima surat. Dalam surat dinas terdapat tata cara penggarapan dan redaksi surat yang sesuai dengan kaidah bahasa yang baik dan benar sehingga isi surat dapat di mengerti dan dipahami secara jelas.
Bagian-Bagian Surat Dinas
Setiap surat dinas memiliki bagian-bagian tertentu yang penting untuk diketahui. Berikut ini adalah bagian-bagian tersebut:
1. Kop Surat
Kop surat adalah keterangan lengkap mengenai lembaga atau perusahaan yang mengirimkan surat disertai dengan logo ataupun gambar simbolik yang merepresentasikan identitas dan ciri khas dari perusahaan atau institusi tersebut.
2. Perihal
Perihal adalah keterangan yang mendeskripsikan isi surat secara singkat dan jelas. Perihal sebaiknya mencerminkan isi surat agar dapat memudahkan pembaca dalam memahami maksud dan tujuan surat.
3. Isi Surat
Isi surat adalah inti surat yang menjelaskan maksud dan tujuan pengiriman surat dengan menunjukkan poin-poin yang jelas dan menyenangkan.
4. Tembusan Surat
Tembusan surat adalah salinan surat asli yang dikirimkan kepada pihak yang berkepentingan atau memiliki hubungan dan keterkaitan dengan isi surat. Tembusan surat biasanya dipisahkan dengan tanda garis tengah dan dicantumkan setelah bagian isi surat selesai.
Cara Membuat Surat Dinas
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat surat dinas yang baik dan benar:
1. Menentukan Tujuan Surat
Tujuan surat harus jelas dan tertuang dalam kata-kata singkat dan jelas pada perihal
2. Membuat Kop Surat
Membuat kop surat dengan mencantumkan logo dan keterangan singkat mengenai institusi atau perusahaan yang mengirimkan surat
3. Menyusun Isi Surat
Isi surat harus sesuai dengan tujuan surat dan disusun dengan bahasa yang mudah dipahami
4. Menyebutkan Tembusan Surat
Tembusan surat dicantumkan pada akhir isi surat setelah bertanda garis tengah dan dicantumin ke perihal
5. Surat Dinas Harus Dicetak dan Ditembuskan
Surat dinas harus dicetak dan di tanda tangani oleh pihak yang berwenang serta harus ditembuskan kepada pihak yang memiliki hubungan dan keterkaitan dengan isi surat
Contoh Surat Dinas
Surat yang baik memiliki tata bahasa dan penggunaan kata-kata yang baik dan benar serta tata cara penulisan yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Berikut ini adalah contoh surat dinas yang baik dan benar:
Contoh Surat Permohonan Kerjasama dengan Perusahaan Lain
Kepada Yth. Bapak/Ibu Direktur Utama PT. ABCD
Di tempat
Dengan hormat,
Kami, PT. XYZ, sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang pengadaan barang dan jasa mengucapkan terima kasih atas dukungan dan kerja sama yang telah terjalin antara kedua belah pihak selama ini. Melalui surat permohonan ini, kami bermaksud untuk memperluas kerjasama oleh karena itu kami mengajukan permohonan kerjasama dengan PT. ABCD.
Adapun keperluan kerjasama ini adalah dalam bidang pengadaan perlengkapan kantor dengan spesifikasi dan kualitas yang sama seperti yang selama ini telah terjalin di antara kedua belah pihak.
Demikian permohonan kerja sama ini saya ajukan, atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT XYZ
Tembusan Yth. Bapak/Ibu Wakil Direktur PT ABCD
Sumber: Cahyanti Imanuel