Tugas Admin Purchasing

Tugas dan Tanggung Jawab Admin Purchasing dalam Perusahaan

Apa Itu Purchasing : Pengertian, Tugas & Tanggung jawab, dan Prosesnya

Pada dasarnya, purchasing merupakan proses pembelian barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan untuk menjalankan operasional bisnisnya. Sebagian besar perusahaan membutuhkan fungsi purchasing untuk memastikan persediaan barang dan jasa yang dibutuhkan dalam melakukan operasional bisnisnya dapat terpenuhi dengan baik. Admin purchasing memiliki peran yang sangat penting dalam menjalankan tugas tersebut.

Seorang admin purchasing bertanggung jawab untuk mengatur dan menjalankan proses pembelian dalam perusahaan. Tugas utamanya meliputi mencari, memilih, dan menegosiasikan harga barang dan jasa yang akan dibeli. Admin purchasing juga bertanggung jawab untuk memastikan kualitas barang dan jasa yang diperoleh sesuai dengan yang diinginkan serta memenuhi standar yang ditentukan oleh perusahaan.

Memiliki admin purchasing yang kompeten dan berpengalaman sangat penting bagi perusahaan. Seorang admin purchasing yang baik akan dapat mengoptimalkan proses pembelian perusahaan, mengurangi biaya pembelian, serta menjaga hubungan yang baik dengan supplier. Dengan memiliki admin purchasing yang handal, perusahaan dapat memastikan kebutuhan dan pengadaan barang dapat terpenuhi dengan efisien dan efektif.

8 Tugas dan Tanggung Jawab Admin Purchasing dalam Perusahaan

Admin purchasing memiliki tanggung jawab yang beragam dalam perusahaan. Berikut adalah 8 tugas dan tanggung jawab admin purchasing dalam perusahaan:

1. Mengidentifikasi kebutuhan barang dan jasa

Seorang admin purchasing perlu melakukan analisis terhadap kebutuhan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Hal ini meliputi memahami kebutuhan operasional perusahaan serta membuat rencana pengadaan barang dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan tersebut.


2. Mencari dan memilih supplier

Admin purchasing bertanggung jawab untuk mencari dan memilih supplier yang dapat menyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Hal ini meliputi melakukan riset terhadap supplier potensial, melakukan negosiasi harga dan kualitas barang, serta melakukan evaluasi terhadap performa supplier yang sudah bekerja sama dengan perusahaan.


3. Mengajukan permintaan pembelian

Setelah supplier dipilih, admin purchasing perlu mengajukan permintaan pembelian barang dan jasa kepada supplier yang telah dipilih. Permintaan pembelian ini harus sesuai dengan spesifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan, termasuk kuantitas, waktu pengiriman, dan harga.

4. Menegosiasikan harga dan syarat pembelian

Admin purchasing memiliki peran penting dalam menegosiasikan harga dan syarat pembelian barang dan jasa kepada supplier. Tujuan dari negosiasi ini adalah untuk memperoleh harga yang terbaik serta memastikan syarat pembelian yang menguntungkan bagi kedua belah pihak.


5. Melakukan pemesanan barang dan jasa

Setelah negosiasi harga dan syarat pembelian selesai, admin purchasing perlu melakukan pemesanan barang dan jasa kepada supplier. Pemesanan ini harus dilakukan dengan cermat dan akurat, termasuk mencantumkan spesifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan serta jadwal pengiriman yang diinginkan.

6. Mengatur pengiriman barang

Selanjutnya, admin purchasing bertanggung jawab untuk mengatur pengiriman barang yang telah dipesan kepada pihak supplier. Hal ini meliputi memastikan barang dikirim sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan serta memonitor proses pengiriman barang untuk memastikan barang tiba dengan baik dan tepat waktu.

7. Menerima dan memeriksa barang

Setelah barang tiba, admin purchasing perlu melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterima. Hal ini meliputi memastikan barang sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan, dalam kondisi baik, serta memenuhi standar kualitas yang ditetapkan oleh perusahaan.

8. Membuat laporan pembelian

Terakhir, admin purchasing perlu membuat laporan pembelian yang mencakup informasi mengenai pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan. Laporan ini dapat digunakan sebagai referensi untuk evaluasi kinerja purchasing serta sebagai dokumen penting untuk keperluan akuntansi dan pengawasan.

Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, seorang admin purchasing perlu memiliki berbagai kualifikasi dan keterampilan. Berikut adalah beberapa kualifikasi dan keterampilan yang dibutuhkan untuk menjadi admin purchasing yang baik:

Mahasiswa yang sedang belajar administrasi bisnis, manajemen operasional, atau program terkait

Memiliki pengetahuan yang baik tentang proses purchasing dalam perusahaan

Mampu melakukan analisis kebutuhan barang dan jasa dengan baik

Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan dapat menjalin hubungan yang baik dengan supplier

Mampu melakukan negosiasi harga dan syarat pembelian yang menguntungkan

Memiliki kemampuan problem solving yang baik dan dapat mengatasi masalah yang muncul dalam proses pembelian

Terorganisir dan dapat mengatur pengiriman barang dengan baik

Memiliki kemampuan analisis data dan pembuatan laporan yang baik

Memiliki kemampuan komputer yang baik, terutama dalam penggunaan aplikasi spreadsheet dan software pembelian

Seorang admin purchasing dapat memiliki jenjang karier yang baik jika mampu menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. Beberapa jenjang karier yang dapat dicapai oleh admin purchasing antara lain:

Junior Purchasing Staff

Purchasing Staff

Purchasing Supervisor

Purchasing Manager

Head of Purchasing

Admin Purchasing: Arti, Tugas, Kualifikasi, dan Jenjang Karier – Glints

Admin purchasing atau lebih dikenal sebagai administrator pembelian dalam bahasa Indonesia, adalah seseorang yang bertanggung jawab dalam mengelola proses pembelian barang dan jasa dalam sebuah perusahaan. Admin purchasing memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan melalui pengadaan barang yang tepat. Selain itu, admin purchasing juga bertanggung jawab untuk menjalin hubungan baik dengan supplier agar perusahaan dapat memperoleh barang dan jasa dengan harga dan kualitas yang baik.

Admin purchasing memiliki tugas dan tanggung jawab yang beragam dalam perusahaan. Beberapa tugas dan tanggung jawab admin purchasing antara lain:

1. Merencanakan kebutuhan barang dan jasa perusahaan
2. Mencari dan mengevaluasi supplier
3. Membuat dan mengelola pembelian serta pengiriman barang
4. Melakukan negosiasi harga dan syarat pembelian dengan supplier
5. Mengontrol dan memeriksa kualitas barang yang diterima
6. Melakukan pembayaran dan pemeliharaan catatan pembelian

Untuk dapat menjadi seorang admin purchasing yang sukses, terdapat beberapa kualifikasi dan keterampilan yang perlu dimiliki. Kualifikasi umum yang dibutuhkan antara lain:

1. Pendidikan minimal SMA atau setara
2. Memiliki pengetahuan yang baik tentang proses pembelian barang dan jasa
3. Mampu berkomunikasi dengan baik dan dapat menjalin hubungan yang baik dengan supplier
4. Memiliki kemampuan negosiasi yang baik dalam menentukan harga dan syarat pembelian

Selain kualifikasi tersebut, admin purchasing juga perlu memiliki beberapa keterampilan tertentu agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik. Beberapa keterampilan yang penting untuk dimiliki oleh seorang admin purchasing antara lain:

1. Kemampuan analitis yang baik
2. Kemampuan organisasi yang baik
3. Kemampuan multitasking
4. Kemampuan dalam mengelola waktu
5. Mampu bekerja dalam tenggat waktu yang ketat

Dalam menjalankan tugasnya, seorang admin purchasing juga perlu mengikuti proses pembelian yang efektif dan efisien. Proses pembelian yang efektif dan efisien akan memastikan bahwa perusahaan dapat memperoleh barang dan jasa yang tepat dalam waktu yang tepat serta dengan biaya yang optimal. Berikut adalah beberapa langkah dalam proses pembelian yang perlu diikuti oleh admin purchasing:

1. Mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa
2. Mencari supplier yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut
3. Melakukan negosiasi harga dan syarat pembelian dengan supplier
4. Membuat pesanan pembelian kepada supplier yang telah dipilih
5. Mengatur pengiriman barang atau jasa yang telah dipesan
6. Menerima dan memeriksa kualitas barang atau jasa yang diterima
7. Merekam pembelian dan melakukan pembayaran kepada supplier
8. Membuat laporan pembelian sebagai dokumen administrasi

Proses pembelian yang efektif dan efisien akan membantu perusahaan dalam menjalankan operasionalnya dengan baik. Dengan memiliki admin purchasing yang kompeten dan berpengalaman, perusahaan dapat memastikan bahwa proses pembelian berjalan sesuai dengan kebutuhan dan standar yang ditetapkan.

Tugas Dan Tanggung Jawab Admin Purchasing – Dunia Kerja

Admin purchasing merupakan bagian penting dalam sebuah perusahaan dalam hal pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan. Seorang admin purchasing bertanggung jawab untuk mengatur dan menjalankan proses pembelian dalam perusahaan, termasuk mencari supplier, memilih barang dan jasa yang akan dibeli, menegosiasikan harga dan syarat pembelian, serta mengelola pengiriman dan penerimaan barang.

Tugas dan tanggung jawab admin purchasing sangat beragam. Beberapa tugas dan tanggung jawab admin purchasing dalam perusahaan antara lain:

1. Mencari supplier yang dapat menyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan
2. Melakukan negosiasi harga dan syarat pembelian dengan supplier
3. Membuat pesanan pembelian kepada supplier yang telah dipilih
4. Mengatur pengiriman barang yang telah dipesan
5. Menerima dan memeriksa kualitas barang yang diterima
6. Melakukan pembayaran kepada supplier
7. Membuat laporan pembelian sebagai dokumen administrasi

Untuk dapat menjalankan tugasnya dengan baik, seorang admin purchasing perlu memiliki beberapa keterampilan dan kualifikasi. Beberapa keterampilan yang penting untuk dimiliki oleh seorang admin purchasing antara lain:

1. Mampu berkomunikasi dengan baik dan dapat menjalin hubungan yang baik dengan supplier
2. Mempunyai kemampuan negosiasi yang baik dalam menentukan harga dan syarat pembelian
3. Mampu bekerja dalam tim dan bersifat kolaboratif
4. Mempunyai kemampuan analitis yang baik dalam mengelola data dan informasi
5. Mampu mengelola waktu dan bekerja dalam tenggat waktu yang ketat

Selain keterampilan, admin purchasing juga perlu memiliki kualifikasi pendidikan yang sesuai. Beberapa kualifikasi pendidikan yang umum dibutuhkan oleh seorang admin purchasing antara lain:

1. Pendidikan minimal SMA atau setara
2. Mengikuti pelatihan atau kursus yang berkaitan dengan pengelolaan pembelian
3. Pengalaman kerja di bidang administrasi atau pengadaan barang dan jasa

Seorang admin purchasing dapat memiliki kesempatan karier yang baik dalam perusahaan. Dengan pengalaman dan kualifikasi yang baik, seorang admin purchasing dapat memiliki kesempatan untuk naik pangkat dan mendapatkan tanggung jawab yang lebih besar. Beberapa jenjang karier yang dapat dicapai oleh seorang admin purchasing antara lain:

Junior Purchasing Staff

Purchasing Staff

Purchasing Supervisor

Purchasing Manager

Head of Purchasing

Admin purchasing memiliki peran yang sangat penting dalam menjalankan proses pembelian dalam perusahaan. Dengan memiliki admin purchasing yang kompeten, perusahaan dapat memastikan persediaan barang dan jasa yang dibutuhkan dapat terpenuhi dengan baik. Selain itu, admin purchasing juga memiliki peran penting dalam mengelola hubungan dengan supplier, sehingga perusahaan dapat memperoleh barang dan jasa dengan harga dan kualitas yang baik. Dalam menjalankan tugasnya, seorang admin purchasing perlu memiliki kualifikasi dan keterampilan yang baik agar dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. Dengan memiliki admin purchasing yang handal, perusahaan dapat memastikan kebutuhan dan pengadaan barang dapat terpenuhi dengan efisien dan efektif.