Apa itu Surat Dinas?
Surat Dinas merupakan surat resmi yang digunakan oleh instansi atau organisasi dalam kedinasan, baik itu pemerintah maupun swasta. Surat ini digunakan sebagai media komunikasi resmi antara satu instansi dengan instansi lainnya atau dengan masyarakat umum.
Bagian-Bagian Surat Dinas
Surat Dinas terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
1. Kop Surat
Bagian ini berisi logo atau cetakan gambar tempat instansi atau organisasi tersebut berada. Biasanya terdapat tulisan instansi dan alamat lengkap tempat instansi atau organisasi tersebut berada.
2. Nomor Surat
Bagian ini berisi nomor urut surat, dimana nomor ini harus selalu dimasukkan agar teratur dalam pencatatan. Nomor surat didahului oleh tanda huruf atau angka, misalnya A/B/C/1/2/3, dan seterusnya.
3. Lampiran
Bagian ini berisi jumlah lampiran materi yang ada dalam surat dinas tersebut.
4. Hal
Bagian ini berisi ringkasan pokok persoalan atau pokok pembicaraan dalam surat dinas.
5. Isi Surat
Bagian ini merupakan inti surat dan berisi pembicaraan atau pengungkapan isi pesan yang disampaikan.
6. Penutup
Bagian ini berisi tanda terima kasih, permintaan maaf atau ucapan salam yang formal yang disampaikan oleh pengirim.
7. Tanda Tangan
Bagian ini berisi nama dan jabatan pengirim/penerbit surat, beberapa surat dinas memerlukan tandatangan asli terkecuali jika surat tersebut dikirimkan melalui email atau sering disebut surat elektronik.
Contoh Surat Dinas Osis SMP Dan SMA
Surat Dinas Osis SMP dan SMA biasanya digunakan oleh sekolah untuk menyampaikan informasi terkait kegiatan osis atau sekolah. Berikut adalah contoh surat dinas osis SMP dan SMA dalam format PDF.
Cara Menulis Surat Dinas
Sebagai surat resmi, Surat Dinas harus ditulis dengan format yang benar dan sesuai dengan aturan yang sudah ditetapkan. Berikut adalah beberapa cara menulis Surat Dinas:
1. Gunakan ukuran kertas folio A4 berwarna putih atau krem
2. Kertas yang digunakan harus berkualitas baik
3. Tulislah dengan rapih dan huruf yang jelas
4. Gunakan bahasa yang baku, formal, dan sopan
5. Gunakan huruf kapital untuk awal kalimat, nama orang, nama daerah, atau nama instansi yang berkepentingan
6. Gunakan tanda baca yang tepat
7. Gunakan kalimat yang singkat dan jelas
8. Cantumkan nomor surat dan tanggal yang ditulis dengan huruf dan angka
9. Cantumkan alamat dan nama yang jelas pada tujuan surat dinas
10.Ubahnya nama atau alamat, harus digunakan coretan atau tinta khusus.
11. Bila surat tersebut membutuhkan tanda tangan asli, sebaiknya mencetak surat tersebut di atas dengan tinta hitam dan menggunakan tinta stempel untuk menandatanganinya.
Mengapa Surat Dinas Penting?
Surat Dinas sangat penting karena berfungsi sebagai media komunikasi resmi antara instansi satu dengan instansi lainnya atau masyarakat umum. Surat dinas yang tepat dan jelas dalam penyampaiannya dapat menghindarkan kesalah pahaman dalam urusan bisnis, hukum, tabungan, dan investasi. Surat Dinas juga bertujuan sebagai sarana perencanaan dan pengaturan arahan kerja. Sebagai sarana resmi pengambilan keputusan dengan judul yang jelas dalam supaya terdapat alur ini memastikan adanya kesepakatan atau pengalihan tugas yang dibutuhkan.
