Ketika barang yang kita pesan belum kunjung tiba, tentunya sebagai konsumen kita merasa khawatir dan cemas. Lalu, jika si penerima barang merasa kecewa atas keterlambatan pengiriman tersebut, sebagai penjual kita harus bertanggung jawab dan memberikan penjelasan yang jelas demi menghindari konflik yang tidak diinginkan. Salah satu cara untuk memberikan penjelasan yang jelas adalah dengan membuat surat pernyataan keterlambatan.
Apa itu Surat Pernyataan Keterlambatan?
Surat pernyataan keterlambatan adalah sebuah surat yang dibuat oleh penjual yang berisi penjelasan atas keterlambatan pengiriman barang kepada penerima. Pada surat tersebut, penjual akan memberikan rincian mengenai keterlambatan, penyebabnya, serta solusi yang diberikan.
Mengapa Surat Pernyataan Keterlambatan Dibuat?
Salah satu alasan utama dalam membuat surat pernyataan keterlambatan adalah untuk memberikan penjelasan yang jelas dan tepat waktu kepada si penerima barang. Dengan memberikan penjelasan yang jelas, si penerima barang akan merasa lebih tenang dan enggan untuk menimbulkan masalah yang lebih besar.
Selain itu, surat pernyataan keterlambatan ini bisa digunakan sebagai bukti bahwa penjual telah memberikan penjelasan atas keterlambatan yang terjadi. Sehingga jika suatu saat ada masalah hukum yang terjadi, surat tersebut bisa menjelaskan bahwa penjual telah bertanggung jawab atas keterlambatan pengiriman.
Bagaimana Cara Membuat Surat Pernyataan Keterlambatan?
Berikut ini adalah beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat pernyataan keterlambatan:
1. Tentukan tujuan surat
Sebelum membuat surat pernyataan keterlambatan, pastikan untuk menentukan tujuan surat terlebih dahulu. Tujuan surat ini adalah memberikan penjelasan mengenai keterlambatan pengiriman barang dan bahwa penjual telah bertanggung jawab atasnya.
2. Sampaikan rasa permintaan maaf dan penjelasan yang jelas
Penjual harus memberikan penjelasan yang jelas dan rinci mengenai keterlambatan pengiriman. Selain itu, penjual juga harus menyampaikan rasa permintaan maaf yang tulus dan membuat penerima barang merasa dihargai.
3. Sebutkan penyebab keterlambatan
Penjual harus secara jelas dan terperinci menjelaskan penyebab keterlambatan pengiriman barang. Termasuk apapun faktor eksternal harus disebutkan seperti cuaca buruk atau masalah transportasi.
4. Berikan solusi
Selain memberikan rincian mengenai keterlambatan, penjual juga harus memberikan solusi yang jelas mengenai apa yang akan dilakukan untuk mengatasi keterlambatan tersebut.
5. Tambahkan informasi kontak untuk pertanyaan lebih lanjut
Sebagai tambahan, pastikan untuk menyertakan informasi kontak yang bisa dihubungi oleh penerima barang jika ada pertanyaan lebih lanjut mengenai keterlambatan tersebut.
Contoh Surat Pernyataan Keterlambatan
Perihal: Surat Pernyataan Keterlambatan Pengiriman Barang
Kepada Yth.
Nama Penerima
Alamat Penerima
Kota Penerima
Dengan hormat,
Kami dari Toko Sembako Makmur ingin memberikan penjelasan mengenai keterlambatan pengiriman barang yang diorder pada tanggal 7 November 2021.
Mohon maaf sebesar-besarnya atas ketidaknyamanan yang telah dikeluarkan karena terlambatnya pengiriman barang ini.
Berikut adalah penjelasan mengenai keterlambatan tersebut:
1. Penyebab keterlambatan
Keterlambatan pengiriman barang disebabkan oleh cuaca buruk yang sedang terjadi di kota tujuan. Pada saat itu, terjadi badai yang cukup besar dan kondisi jalan raya yang sulit dilalui.
2. Solusi yang diberikan
Untuk mengatasinya, kami telah menghubungi pihak jasa pengiriman dan memastikan bahwa pengiriman akan dilakukan sesegera mungkin setelah cuaca membaik. Kami juga telah menjalin kerjasama dengan perusahaan pengiriman tambahan untuk menyalurkan barang Anda agar dapat sampai lebih cepat.
3. Informasi kontak
Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui email: [email protected] atau nomor telepon kami: 0800-xxxx-xxxx.
Sekali lagi, kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang telah terjadi. Kami berjanji untuk melakukan yang terbaik dan mengupayakan agar pengiriman barang Anda tiba dengan aman dan tepat waktu.
Hormat Kami,
Toko Sembako Makmur
Dalam sebuah transaksi jual-beli, kepercayaan adalah hal yang sangat penting. Oleh karena itu, sebagai penjual, kita harus senantiasa menjaga kepercayaan konsumen dan memberikan solusi yang terbaik pada saat terjadi keterlambatan pengiriman barang. Dengan membuat surat pernyataan keterlambatan, kita bisa memberikan penjelasan yang jelas, solusi yang memuaskan dan menjaga hubungan baik antara penjual dan konsumen. Semoga informasi ini bermanfaat.