Anda mungkin pernah mengalami situasi di mana Anda membutuhkan untuk menyampaikan keberatan terhadap suatu hal. Salah satu cara untuk menyampaikan keberatan adalah melalui surat keberatan yang ditujukan ke pihak yang bersangkutan. Namun, bagaimana sebenarnya cara membuat surat keberatan yang baik dan benar? Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda ketahui.
Pengajuan Keberatan
Sebelum kita membahas cara membuat surat keberatan, ada baiknya Anda mengetahui apa itu keberatan dan kapan hal ini perlu diajukan. Keberatan adalah tindakan atau sikap yang dilakukan seseorang atau sekelompok orang yang tidak setuju dengan adanya suatu kebijakan atau tindakan dari pihak lain. Dalam suatu organisasi atau perusahaan, keberatan biasanya diajukan untuk menyampaikan pendapat atau kesulitan yang dialami para karyawan atau anggota.
Mengapa Mengajukan Keberatan?
Ada berbagai alasan mengapa seseorang atau sekelompok orang perlu mengajukan keberatan terhadap suatu kebijakan atau tindakan. Beberapa alasan ini bisa berupa:
- Ketidakpuasan terhadap kebijakan atau tindakan yang dinilai tidak adil atau merugikan
- Ketidaksepakatan dengan pandangan atau pendapat para pejabat atau atasan
- Membuat perusahaan atau organisasi menjadi lebih efisien dan produktif
- Memberikan kesempatan kepada para karyawan atau anggota organisasi untuk menyampaikan pendapat dan masukan
Cara Membuat Surat Keberatan
Untuk membuat surat keberatan yang baik dan benar, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Berikut adalah beberapa langkah yang bisa diikuti:
1. Tentukan Tujuan dan Sasaran
Sebelum Anda membuat surat keberatan, Anda perlu menentukan tujuan dan sasaran dari surat tersebut. Apakah Anda ingin menyampaikan keluhan terhadap kebijakan perusahaan atau ingin memberikan masukan untuk membuat perusahaan menjadi lebih baik?
2. Buat Daftar Isi
Setelah menentukan tujuan dan sasaran dari surat keberatan, selanjutnya buatlah daftar isi dari surat tersebut. Daftar isi ini membantu Anda untuk menyusun surat dengan lebih terstruktur.
3. Pilih Gaya Bahasa yang Tepat
Gaya bahasa yang dipilih untuk surat keberatan haruslah sopan namun tegas. Jangan gunakan kalimat yang bersifat menyerang atau mengancam. Sebaiknya gunakan kalimat yang bersifat mengajukan argumentasi atau masukan dengan santun dan terstruktur.
4. Sertakan Fakta dan Data yang Mendukung
Untuk mendukung argumen atau masukan yang diajukan, sertakanlah fakta dan data yang relevan dan akurat. Hal ini akan membantu pihak yang menerima surat untuk memahami lebih baik tentang alasan di balik keberatan yang diajukan.
5. Hindari Emosi yang Berlebihan
Ketika Anda menulis surat keberatan, ada baiknya untuk tetap tenang dan tidak mengungkapkan emosi yang berlebihan. Hindari menggunakan kata-kata kasar atau merendahkan pihak yang bersangkutan.
6. Sertakan Pertanyaan atau Usulan Konstruktif
Surat keberatan bisa lebih efektif jika Anda juga menawarkan solusi atau usulan konstruktif. Hal ini menunjukkan bahwa Anda peduli dengan perusahaan atau organisasi dan ingin ikut berkontribusi untuk memperbaiki keadaan.
Contoh Surat Keberatan
Berikut adalah contoh surat keberatan yang bisa Anda jadikan referensi:
PT. ABC Indonesia
Jl. Sudirman No. 10 Jakarta Pusat
Perihal: Keberatan terhadap Kenaikan Biaya Asuransi Kesehatan
Kepada Yth,
Direktur Utama PT. ABC Indonesia
Dengan Hormat,
Kami, para karyawan PT. ABC Indonesia, menulis surat ini untuk menyampaikan keberatan kami terhadap kenaikan biaya asuransi kesehatan yang akan diberlakukan mulai bulan depan.
Sebelumnya, biaya asuransi kesehatan yang kami bayar sudah cukup tinggi dan dengan adanya kenaikan ini, kami khawatir akan memberatkan kami yang memang sudah memiliki biaya hidup yang tinggi di kota ini.
Kami juga mempertanyakan alasan di balik kenaikan ini, karena pada saat yang sama, manajemen perusahaan juga memangkas bonus karyawan dan mengurangi tunjangan kesehatan lainnya. Kami berharap manajemen dapat memberikan penjelasan yang lebih jelas tentang hal ini.
Sebagai usulan konstruktif, kami mengusulkan agar manajemen perusahaan dapat mempertimbangkan untuk mengevaluasi kembali kebijakan ini dan mencari solusi alternative yang lebih baik.
Terima kasih atas perhatian dan pemikirannya. Kami berharap untuk mendapatkan tanggapan dari manajemen perusahaan secepatnya.
Hormat kami,
Para karyawan PT. ABC Indonesia
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas dan mengacu pada contoh surat keberatan di atas, Anda dapat membuat surat keberatan yang efektif dan dapat mempertahankan hak-hak Anda atau membantu perusahaan Anda menjadi lebih baik. Semoga informasi ini bermanfaat bagi Anda.