Gambar-gambar berikut akan menjelaskan kepada Anda tentang contoh surat resmi yang digunakan di sekolah. Dalam surat resmi sekolah, terdapat beberapa hal yang perlu dipahami, seperti apa itu surat resmi, mengapa surat resmi diperlukan, cara membuat surat resmi yang baik dan benar, serta contoh-contoh surat resmi yang sering digunakan. Simak penjelasan berikut dengan seksama!
Apa Itu Surat Resmi?
Surat resmi adalah surat yang dibuat dengan tujuan resmi, baik itu untuk kepentingan pribadi maupun institusi. Surat resmi harus memuat keterangan yang lengkap, jelas, dan terstruktur. Surat resmi digunakan untuk berbagai kepentingan, seperti surat kontrak kerja, surat pemesanan barang, dan surat permohonan kerjasama.
Mengapa Surat Resmi Diperlukan?
Surat resmi dibutuhkan untuk memudahkan proses komunikasi antara pihak yang terlibat. Surat resmi menghindari terjadinya salah pengertian antara pihak yang terlibat, karena surat tersebut sudah disusun dengan baik dan benar. Selain itu, surat resmi juga mempermudah pengarsipan dan menyimpan dokumen yang diperlukan pada suatu saat nanti. Dalam lingkungan sekolah, surat resmi juga digunakan untuk memberikan informasi resmi kepada siswa, orang tua, dan pihak terkait.
Cara Membuat Surat Resmi yang Baik dan Benar
Berikut ini adalah cara membuat surat resmi yang baik dan benar:
- Buat kop surat dengan nama institusi dan alamat lengkapnya
- Tulis tanggal pembuatan surat
- Tulis kepada siapa surat ditujukan
- Tulis kalimat pembuka yang sopan, seperti “Dengan hormat,”
- Isi surat dengan keterangan yang jelas dan terstruktur
- Akhiri surat dengan kalimat penutup, seperti “Demikianlah surat ini kami buat, terima kasih”
- Tuliskan nama institusi atau nama perorangan yang bertanggung jawab atas surat tersebut, serta tandatangan
Contoh-contoh Surat Resmi
1. Surat Pernyataan Kehilangan KTM
Perkembangan teknologi saat ini memudahkan kita dalam berbagai hal, termasuk hal-hal yang sebelumnya tidak memungkinkan. Salah satunya adalah adanya KTM atau Kartu Tanda Mahasiswa sebagai identitas mahasiswa yang berlaku di dalam kampus. Namun, jika terjadi hal yang tidak diinginkan, seperti kehilangan KTM, maka seorang mahasiswa harus membuat surat pernyataan kehilangan KTM. Berikut contoh surat pernyataan kehilangan KTM:
Kepada Yth.
Bapak Dekan FTI UNNUR
di
Tempat
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Geoffrey Rossi
NIM : 19107001
Jurusan : Teknik Informatika
Dengan kesadaran penuh dan tanpa diminta oleh pihak manapun, saya mengeluarkan surat pernyataan mengenai kehilangan kartu tanda mahasiswa sebagai berikut :
- Bahwa benar adanya bahwa saya telah kehilangan kartu tanda mahasiswa (KTM) pada tanggal 7 Juni 2021.
- Bahwa kartu tanda mahasiswa tersebut hilang atas keadaan yang tidak dapat saya pungkiri sedikit pun.
- Bahwa saya siap menanggung segala akibat hukum yang timbul akibat dari kehilangan Kartu Tanda Mahasiswa ini.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Hormat saya,
Geoffrey Rossi
19107001
Teknik Informatika
2. Surat Undangan Pengambilan Raport
Raport adalah salah satu bentuk keterangan tulisan atas hasil belajar atau prestasi yang diperoleh oleh siswa di suatu semester tertentu. Biasanya, raport diserahkan oleh guru kepala sekolah atau wakil kepala sekolah. Namun, sebelum siswa dapat mengambil raport tersebut, pihak sekolah harus membuat surat undangan pengambilan raport terlebih dahulu. Berikut contoh surat undangan pengambilan raport :
Kepada Yth.
Orang Tua/Wali Siswa
di
Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan telah selesainya kegiatan belajar mengajar pada Semester 1, Tahun Pelajaran 2021/2022, maka kami mengundang Bapak/Ibu untuk mengambil Raport Siswa putra/putri Saudara bertempat di :
Hari/Tanggal : Sabtu / 10 Juli 2021
Waktu : Pukul 08.00 s.d 12.00
Tempat : Ruang Kelas Masing-Masing
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas kesadaran dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Yayasan Pendidikan Harapan Bangsa
Ketua Yayasan
Kesimpulan
Setelah mengetahui apa itu surat resmi, mengapa surat resmi diperlukan, cara membuat surat resmi yang baik dan benar, serta contoh-contoh surat resmi yang sering digunakan, diharapkan pembaca dapat menyusun surat resmi dengan mudah, cepat, dan terstruktur. Salam sukses!