Bicara tentang membuat surat undangan dan surat tidak resmi memang tidak bisa dipisahkan dalam kehidupan sehari-hari. Terutama jika Anda adalah seorang pelajar atau karyawan, pasti pernah membuat kedua jenis surat ini. Sama-sama sebagai sarana berkomunikasi, masing-masing punya ciri khas dan tugas yang harus diemban. Berikut penjelasannya:
Surat Undangan
Apa itu Surat Undangan?
Surat undangan adalah sebuah surat resmi yang digunakan untuk mengajak seseorang hadir dalam sebuah acara. Acara yang dimaksud bisa berupa acara pernikahan, ulang tahun, seminar, rapat, dan lain-lain. Biasanya, surat undangan dibuat oleh pihak tuan rumah (yang mengadakan acara) dan dikirimkan ke para tamu.
Mengapa Anda Perlu Membuat Surat Undangan?
Membuat surat undangan memiliki beberapa manfaat, yaitu:
- Menjaga etika: Dalam mengadakan sebuah acara, menjaga etika dan kesopanan itu penting. Maka, dengan membuat surat undangan, Anda sudah menunjukkan bahwa acara yang diadakan memang menjadi perhatian utama Anda dan Anda ingin memastikan bahwa tamu undangan merasa dihargai.
- Memudahkan pelaksanaan acara: Dengan menuliskan detail tentang acara di surat undangan, tamu undangan dapat menyiapkan diri sebelum hadir ke acara. Hal ini membuat pelaksanaan acara semakin lancar.
- Memungkinkan tamu hadir dengan tepat waktu: Surat undangan umumnya mencantumkan waktu dan tempat acara dengan jelas. Hal ini memungkinkan tamu undangan hadir dengan tepat waktu.
Cara Membuat Surat Undangan
Berikut adalah panduan cara membuat surat undangan yang baik:
- Tentukan tujuan surat undangan: Sebelum menuliskan surat undangan, tentukan terlebih dahulu tujuan dan konteks acara yang akan diadakan. Misalnya, apakah acara tersebut untuk pernikahan, seminar, rapat, dan sebagainya.
- Pilih gaya bahasa yang sesuai: Surat undangan resmi harus menggunakan bahasa yang sopan dan formal. Pastikan Anda menggunakan bahasa yang sesuai dengan konteks acara
- Tuliskan identitas tuan rumah: Sebutkan identitas tuan rumah acara dengan lengkap, mulai dari nama, alamat, nomor telepon, email, dan sebagainya.
- Tuliskan detail acara: Tuliskan detail acara dengan lengkap mulai dari waktu, tanggal, tempat, dress code, dan acara apa saja yang akan diselenggarakan pada hari itu.
- Berikan petunjuk arah: Jangan lupa mencantumkan petunjuk arah lokasi acara agar tamu undangan tidak kesulitan mencarinya
- Akhiri dengan tanda terima kasih: Jangan lupa akhiri surat undangan dengan tanda terima kasih atas hadirnya tamu undangan di acara yang diadakan.
Contoh Surat Undangan
Berikut adalah contoh surat undangan pernikahan:
Judul:
Surat Undangan
Kepada:
Teman-teman kami sekeluarga
Dengan hormat,
Kami, Tuan Putri dan Tuan Ahmad, mengundang teman-teman sekeluarga untuk menghadiri acara pernikahan kami:
- Tanggal: Sabtu, 23 Oktober 2021
- Waktu: 16.00 – 20.00
- Tempat: Hotel Santika, Jalan Sudirman No. 123, Jakarta Pusat
Kami juga sangat berharap melihat dan mendengar saran-saran bermanfaat dari teman-teman kami. Terima kasih telah hadir di acara kami. Salam hangat,
Tuan Putri & Tuan Ahmad
Surat Tidak Resmi
Apa itu Surat Tidak Resmi?
Surat Tidak Resmi adalah sebuah surat yang ditulis oleh seseorang tanpa harus bertujuan resmi. Surat ini biasanya digunakan untuk tujuan personal seperti menulis ucapan selamat atau pesan ringan pada teman atau kolega, atau bahkan surat cinta pada pasangan. Surat tidak resmi tidak perlu memenuhi syarat formal dalam penulisan seperti surat resmi.
Mengapa Anda Perlu Membuat Surat Tidak Resmi?
Surat tidak resmi adalah cara yang baik untuk menunjukkan perhatian dan kasih sayang Anda pada seseorang. Surat ini bisa dilihat sebagai bentuk penghargaan yang tidak memerlukan usaha besar seperti memberikan hadiah mahal ataupun kegiatan yang rumit.
Dalam hal hubungan bisnis, surat tidak resmi juga bisa memberikan manfaat. Surat ini bisa digunakan untuk mengirim undangan informal kepada kolega ataupun atasan, mengucapkan terima kasih pada rekan satu tim, atau bahkan mengirim surat selamat karena prestasi yang telah dicapai oleh rekan kerja.
Cara Membuat Surat Tidak Resmi
Berikut adalah panduan cara membuat surat tidak resmi yang baik:
- Tentukan tujuan surat tidak resmi: sebelum menuliskan surat, tentukan dulu tujuan surat. Apa yang ingin Anda sampaikan pada penerima surat. Apakah ingin memberi semangat, mengucapkan selamat, atau hanya sekadar menghubungi orang yang bersangkutan saja.
- Tuliskan salam dan pembukaan: tuliskan salam dan pembukaan surat. Misalnya, “Halo, temanku…”, “Halo, sayang…”, dengan gaya penulisan yang lebih santai.
- Jelaskan tujuan surat: jelaskan tujuan surat dengan bahasa santai sekaligus sopan. Misalkan, “Aku ingin mengucapkan selamat atas prestasi yang kamu capai….”, atau “Aku ingin kamu tahu bahwa kamu adalah orang yang istimewa bagi ku…”
- Ceritakan apa yang ingin Anda sampaikan: tuliskan pesan atau cerita yang ingin Anda sampaikan pada penerima surat. Bagikan sesuatu yang membuat Anda bersemangat atau bahkan curhat.
- Terakhir, tuliskan salam penutup: terakhir, tuliskan salam penutup dengan ringkas dan jangan lupa menambahkan tanda tangan di bagian bawah.
Contoh Surat Tidak Resmi
Berikut adalah contoh surat tidak resmi untuk teman:
Halo, teman ku
Aku harap kamu baik-baik saja dan sedang menjalani hari yang menyenangkan. Aku hanya ingin mengambil waktu sejenak untuk mengucapkan terima kasih atas semua yang kamu lakukan demi menjaga persahabatan ini. Kamu adalah teman yang selalu bisa diandalkan dan aku tidak tahu apa yang akan kulakukan tanpa kamu. Tanpa kamu, hidupku tidak akan seindah ini. Aku senang bisa menjalani hidup bersama kamu, mengalami pengalaman baru, tertawa bersama, dan berbagi cerita.
Jangan pernah ragu untuk menghubungi aku jika kamu membutuhkan sesuatu atau hanya ingin sekadar bertukar informasi. Aku selalu ada disini untukmu.
Salam hangat
xxx
Dalam mengadakan sebuah acara atau sekadar menyampaikan pesan ringan pada orang yang bersangkutan, tentu saja pembuatan surat tidak resmi dan resmi sangatlah penting. Semua tergantung pada tujuan dan konteks pembuatan surat tersebut. Semoga informasi tentang pembuatan surat undangan dan surat tidak resmi di atas dapat membantu Anda dalam membuat surat. Selamat mencoba!